Kundenportal

Kundenportal 2 Min. Lesezeit

Das Kundenportal ist die separate Oberfläche für Kundenkontakte, mit eigener Anmeldung und eigener Sicht auf die Firma. Die verfügbaren Optionen hängen von Version, aktiven Modulen und den für den Kunden freigegebenen Daten ab.

Firmensicht statt persönlicher Sicht

Ansprechpartner können Tickets anlegen, bestehende verfolgen, öffentliche Kommentare beantworten, Geräte sehen, Leistungen prüfen, freigegebene Dokumente herunterladen und das eigene Profil pflegen. Kundenformulare sind ein separater Mechanismus – sie werden per individuellem Link verschickt und benötigen keinen Portal-Login.

Ein aktiver Kundenlogin sieht die Portalbereiche für seine ganze Firma. Eine feinere Trennung wie „nur eigene Tickets“ ist im Portal nicht als eigene Rechteverwaltung vorgesehen – überlegen Sie deshalb bewusst, welche Ansprechpartner einen Login erhalten.

Kundenportal-Dashboard mit offenen Tickets, Aktivitäten und Navigation — Das Dashboard zeigt Tickets der ganzen Firma, nicht nur selbst angelegte. Demo.

Neues Ticket aus Kundensicht

Über „Neues Ticket“ füllt der Kunde Titel und Beschreibung aus, wählt optional ein Gerät und eine Priorität und sendet ab. Der Login wird intern angelegt, es gibt keine Selbstregistrierung – ein Administrator aktiviert die Kundenlogin-Option, hinterlegt eine E-Mail-Adresse und setzt ein initiales Passwort.

Kundenformular für ein neues Ticket mit Gerätewahl und Priorität — Titel, Beschreibung, optional ein Gerät – bewusst schlanker als das interne Ticketformular. Demo.

Im Ticket antworten

In der Ticket-Detailansicht antwortet der Kunde auf öffentliche Kommentare des Technikers. Leistungen zeigen durchgeführte Arbeiten mit Beschreibung und Kontext; Preise oder interne Abrechnungsdetails stehen dort nicht im Vordergrund.

Kunden-Ticketdetail mit öffentlichem Kommentarverlauf und Antwortfeld — Interne Vermerke bleiben intern – der Kunde sieht ausschließlich als kundensichtbar markierte Kommentare. Demo.

Was im Portal sichtbar wird

Dokumente erscheinen nur, wenn sie in der internen Dokumentation als „öffentlich“ markiert sind – ein Ticket-Anhang wird dadurch nicht automatisch ein Portaldokument. Unter „Profil“ aktualisiert der Kunde Name, Telefon und Passwort; die Login-E-Mail ändert ausschließlich ein Administrator.

Typisches Beispiel

Die Ansprechpartnerin der Nordwind GmbH meldet sich im Kundenportal an, weil ein Notebook keine VPN-Verbindung mehr aufbaut. Sie klickt „Neues Ticket“, beschreibt den Fehler und wählt das betroffene Gerät aus. Später sieht sie in der Ticket-Detailansicht eine Rückfrage des Technikers und antwortet direkt dort. Nach Abschluss prüft sie unter „Leistungen“, welche Arbeiten dokumentiert wurden.

Häufige Fragen

Problem	Lösung
Login schlägt fehl.	Prüfen, ob der Kontakt aktiv ist, eine Login-E-Mail hat und der Kundenlogin aktiviert wurde.
Kunde sieht Tickets anderer Ansprechpartner.	Das ist die Firmensicht des Portals – Logins entsprechend bewusst vergeben.
Ein Dokument fehlt.	Sichtbarkeit „öffentlich“ und die richtige Firma in der Dokumentation prüfen.
Passwort vergessen.	Ein Administrator setzt das Passwort intern zurück; ein Self-Service-Reset ist nicht vorgesehen.

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