Empfang und Versand sind zwei getrennte Verbindungen mit eigenen Fehlerquellen: IMAP holt Nachrichten ab, SMTP verschickt sie. Eine erfolgreiche Test-E-Mail bestätigt nur den Versand – niemals automatisch auch den Empfang. Welche Funktionen sichtbar sind, hängt von Version, aktivierten Modulen und Berechtigungen ab.
Senden Sie über „Test-E-Mail“ eine Nachricht an eine eigene Testadresse – das bestätigt nur den Versand. Schicken Sie danach eine eindeutig benannte Beispielanfrage an das Support-Postfach und kontrollieren Sie Abruf und Verarbeitung in Mana; nur so ist auch der Empfang bestätigt. Für den Empfang wird zusätzlich ein laufender Abrufprozess benötigt.
Richten Sie bei Bedarf im zweiten Reiter ein separates No-Reply-Postfach ein. Es benötigt nur SMTP-Angaben, da es keine Antworten empfängt – automatische Terminumfragen etwa können darüber versendet werden.
Automatische Mailverarbeitung konfigurieren Sie im Mailroboter, nicht hier. Wiederkehrende Antworttexte pflegen Sie in den E-Mail-Vorlagen; für Leistungsbeschreibungen stehen separate Textbausteine bereit. Diese drei Bereiche greifen ineinander, sind aber getrennt zu pflegen.
Die Beispiel & Partner GmbH richtet ein Support-Postfach ein. Die Administratorin wählt den Posteingang, speichert die SMTP-Daten und sendet eine Testnachricht an sich selbst. Danach schickt sie eine eindeutig benannte Demo-Anfrage an das Postfach und prüft, ob sie in Mana beim richtigen Vorgang ankommt.
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Die Test-E-Mail kommt nicht an. | SMTP-Daten, Empfänger, Fehlermeldung und Spamordner prüfen. |
| Versand klappt, Empfang nicht. | IMAP-Zugang, Ordner, Aktivierung und Hintergrundabruf prüfen. |
| Die Nachricht wird abgeholt, aber anders verarbeitet als erwartet. | Passende Mailroboter-Regeln und deren Verarbeitungsnachweis prüfen. |
| Eine Antwort landet nicht am bestehenden Ticket. | Ticketbezug und Betreff der Antwort prüfen. |
Beschreibe kurz dein Anliegen, damit der Support gezielt antworten kann.