Firmen und Mitarbeiter bilden die Grundlage für Tickets, Projekte, Abrechnung, Portalzugänge und viele Auswertungen. Wer hier ungenau arbeitet, merkt es meist erst Monate später an falschen Auswertungen oder verwaisten Zuordnungen. Welche Optionen sichtbar sind, hängt von Version, aktivem Modul und Berechtigung ab.
Unter „Firmen“ verwalten Sie Kunden, Interessenten, Partner, Lieferanten und sonstige Organisationen. An der Firma hängen Adresse, Kategorie, Ansprechpartner, Tickets, Assets, Projekte und Abrechnungsdaten. Legen Sie vor Import oder Massenerfassung ein Schema für Kundennummern, Matchcodes und Kategorien fest.
Ein Kundenkontakt ist kein interner Techniker. Ordnen Sie jeden Mitarbeiter der richtigen Firma zu, wählen Sie den passenden Mitarbeitertyp und aktivieren Sie „Kundenlogin aktiv“ nur, wenn die Person das Kundenportal wirklich nutzen soll. Für interne Mitarbeiter benötigen Sie passende Rechtepakete.
Pflegen Sie Stammdaten dort, wo sie entstehen: neue Ansprechpartner direkt beim ersten Kontakt, geänderte Rechnungsanschriften vor der nächsten Rechnung, ausgeschiedene Mitarbeiter zeitnah deaktivieren. Deaktivieren ist oft besser als Löschen, weil historische Zuordnungen in Tickets und Leistungen verständlich bleiben.
MFA-Verwaltung und Passwortänderungen für andere Personen sollten nur zuständigen Administratoren vorbehalten bleiben.
Die Musterbau AG wird neuer Kunde. Eine Administratorin legt die Firma mit Kategorie „Kunde“, Kundennummer und Adresse an. Da es drei Standorte gibt, wird der Hauptsitz als Zentrale geführt. Danach legt sie Frau Keller als Ansprechpartnerin mit Mitarbeitertyp „Kunde“ an und aktiviert den Kundenlogin. Ein interner Techniker wird zusätzlich als fester Ansprechpartner der Firma gepflegt.
| Situation | Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Eine Firma wurde doppelt angelegt. | Vor der Neuanlage wurde nicht gesucht oder Schreibweisen unterscheiden sich. | Datensätze fachlich bereinigen und Suchroutine im Team klären. |
| Ein Kunde kann sich nicht anmelden. | Kundenlogin ist nicht aktiv oder die E-Mail ist falsch. | Mitarbeiterdatensatz und Portalstatus prüfen. |
| Ein ausgeschiedener Ansprechpartner erscheint historisch weiter. | Alte Tickets behalten ihre Zuordnung. | Datensatz deaktivieren statt Historie zu entfernen. |
Beschreibe kurz dein Anliegen, damit der Support gezielt antworten kann.