Abrechnung

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Der Weg einer Rechnung führt vom Entwurf über die Prüfung zur Freigabe und zum Versand. Nur im Entwurfsstadium lassen sich Positionen noch verändern – danach zählt der Stornoweg für Korrekturen. Welche Funktionen sichtbar sind, hängt von Version, aktivierten Modulen und Berechtigungen ab.

Vom Entwurf zur Freigabe

Öffnen Sie „Rechnungen“ im Bereich „Leistungen“. Die Übersicht zeigt Firma, Datum, Betrag und Bearbeitungsstand; Suche, Firmenfilter und Zeitraum grenzen die Liste ein. Eine neue Rechnung beginnt immer als Entwurf – erst danach werden Leistungen übernommen und Positionen bearbeitet.

Übernommene Leistungen werden mit der Rechnung verknüpft und als abgerechnet markiert. Das schützt davor, dieselbe Leistung versehentlich zwei Rechnungen gleichzeitig zuzuordnen: Wurde eine Leistung bereits übernommen, taucht sie in der Auswahl eines anderen Entwurfs nicht mehr auf.

Entwurf bearbeiten

Wählen Sie beim Anlegen die Kundenfirma und erfassen Sie die Rechnungsangaben – die neue Rechnung landet auf ihrer Detailseite.
Übernehmen Sie dort die passenden offenen Leistungen als Positionen oder ergänzen Sie freie Positionen über das Formular „Position hinzufügen“.
Eine falsche Position wird nicht nachträglich verändert, sondern entfernt und durch eine neue, korrekte Position ersetzt.
Prüfen Sie Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuer und Gesamtsumme – kontrollieren Sie zusätzlich die PDF-Ausgabe vor der Freigabe. Stammdaten wie Firma oder Rechnungsdatum ändern Sie über die separate Bearbeiten-Funktion, die nur im Entwurfsstatus verfügbar ist.

Rechnungsdetailseite eines Entwurfs mit Positionsliste und Formular zum Hinzufügen einer Position — Positionen werden auf der Rechnungsdetailseite hinzugefügt oder entfernt, solange der Status Entwurf ist. Demo.

Freigeben, versenden, korrigieren

Mit der Freigabe werden die Positionen fixiert – sie sind danach nicht mehr frei bearbeitbar. Prüfen Sie im E-Mail-Dialog den Empfänger und versenden Sie erst die freigegebene Fassung. Pflegen Sie anschließend den weiteren Bearbeitungsstand, etwa „Bezahlt“, passend zum tatsächlichen Vorgang.

Für Korrekturen an einer bereits freigegebenen Rechnung nutzen Sie die Stornofunktion. Ein Storno bleibt nachvollziehbar; freigegebene Rechnungen werden nicht wie Entwürfe gelöscht. CSV-, DATEV- und Lexoffice-Exporte finden Sie in der Übersicht – prüfen Sie die Exportdatei vor dem Import in Ihre Buchhaltung.

Freigegebene Rechnung mit sichtbarer Stornofunktion — Nach der Freigabe sind Positionen fixiert; Korrekturen laufen über den Stornoweg, nicht über erneutes Bearbeiten. Demo.

Beispiel

Für die Beispiel & Partner GmbH liegen zwei freigegebene Supportleistungen vor. Die Verwaltung erstellt einen Entwurf, übernimmt beide Leistungen und ergänzt einen verständlichen Positionstext. Nach Kontrolle der PDF gibt sie die Rechnung frei und sendet sie an die vereinbarte Adresse. Die übernommenen Leistungen stehen anschließend nicht erneut als offene Leistungen zur Auswahl.

Häufige Fragen

Situation	Vorgehen
Eine Leistung fehlt in der Auswahl.	Firma, Freigabe, Abrechenbarkeit prüfen und ob sie bereits einer Rechnung zugeordnet ist.
Positionen lassen sich nicht ändern.	Status prüfen – Bearbeitung ist auf Entwürfe beschränkt.
Der Versand ist gesperrt.	Freigabe, Empfänger, Versandpostfach und Berechtigung prüfen.
Eine freigegebene Rechnung ist falsch.	Stornoablauf nutzen und anschließend die weitere Bearbeitung prüfen.

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